Some Useful Tips for Effective Time Management

Time is an irreplaceable resource we all experience differently. There is no magic formula for time management; it’s just all about knowing how to use your hours more effectively by prioritizing tasks and focusing your time and energy where they matter most.
With so many time management methods, apps, and innovative tools out there, you can choose the ones to help you with the challenges of organizing your time in a more productive way.
  • Prioritize your goals
The timeless strategy of evaluating the important and the urgent was proposed by U.S. President D.Eisenhower. In this method, tasks are divided using the following criteria:
  • urgent and important-to be handled first
  • non-urgent important-to be planned and done later
  • urgent not important-to be done quickly, can also be postponed or delegated
  • non-urgent and unimportant-may be deleted from your task list.
One of the most useful smart organizers based on the Eisenhower priority matrix is Focus Matrix (iOS), that helps you with dividing tasks into groups given their importance and urgency. MyEffectiveness (Android) is another productivity app inspired by Covey’s “7 Habits of Highly Effective People” that keeps track of your plans, goals, and actions to improve your effectiveness.
  • Organize your time and avoid multitasking
Create a planner and list all the tasks before the start of the day. According to neuroscientist Earl Miller, for the most part, we simply can’t focus on more than one thing at a time, so you can do better when you’re concentrating on one task at a time and finish it before starting another. To better manage your to-do lists and tasks, you can use Todoist, one of the most popular platforms of its kind.
  • Focus and manage distractions
With so much information coming to us every day, we always worry we might miss something important. Whether they come in the form of emails, phone calls, social media news, and other sources, all these little distractions take our time and reduce our productivity. You may increase your focus and performance by selectively blocking the websites that are distracting you. Freedom is an app that comes handy for blocking distracting apps and platforms, whether it’s Facebook, Twitter, messaging, or other websites that waste your time. Another simple way to avoid distractions is to unsubscribe from unwanted emails and newsletters (Unroll.me), cut down the pages and accounts you don’t actually follow on social media, or simply turn off push notifications on your phone to reclaim your time.
The Pomodoro Technique is another productivity method that may be helpful to reduce distractions and maintain focus on tasks by dividing them into 25-minute time blocks followed by a 5-minute rest. This method actually allows us to stay focused and get more accomplished in less time.

  • Handle the hardest tasks first
We always have some part of the tasks or chores that we don’t feel like doing. One of the best ways to deal with the most challenging things is to “eat your frog” at the start of the day without spending much time to think about it, quickly remove it from your task list and move on to focus on what’s really exciting for the rest of the day. Eat That Frog by Brian Tracy is one of the best books on effective productivity habits.
  • Master the art of saying ‘no’
Talking about the habits of success, Steve Jobs suggested that “Innovation is saying ‘no’ to 1,000 things. You have to pick carefully”. Saying no to things that take time but don’t add much value to our life is a very important time management skill. We may not always feel comfortable with saying ‘no’ to conform to other people’s expectations, but by constantly saying ‘yes’ to everyone, we may shift away from our priorities and not have the time to dedicate to things that really matter. This does not mean we’re running away from our responsibilities, but instead, we’re freeing up time to manage tasks properly and on-time.
  • Start early
One of the most common traits of successful people is that they start their day early to take full advantage of the day. Getting up early may contribute to your productivity throughout the day, providing an advantage to manage your time more effectively.  Sleep Cycle is a useful app designed to track your sleeping patterns and help you get up easily at the most optimal time and with a more gentle wake-up call.
  • Some other time-saving tools
By making use of simple, time-saving tools to automate everyday tasks can make your life easier. Use EarlyOne to book your time in advance to be served in companies without waiting, consider online payment solutions like IdramMobiDram, or use mobile banking apps for quick and easy payments. To help you get your meal planning and grocery shopping, you can turn to apps like Mealtime or OurGroceries. And for those who like to collect all their notes, ideas, lists and reminders in one place, Evernote may be your go-to app to get all your stuff organized wherever you are.
We’ve covered above some valuable and practical time management methods and tools that may be applied to your daily activities to help maximize your productivity and make the most of your day.
։

Օգտակար խորհուրդներ ժամանակի արդյունավետ կառավարման համար

։
Ժամանակն անփոխարինելի ռեսուրս է, որ մեզանից յուրաքանչյուրն ընկալում է տարբեր կերպով: Ժամանակի կառավարման համար որևէ իդեալական բանաձև չկա, պարզապես պետք է իմանալ, թե ինչպես ավելի արդյունավետ օգտագործել ժամանակը` առաջնահերթություն տալով անելիքներին և կենտրոնացնելով ժամանակն ու էներգիան այնտեղ, որտեղ դրանք առավել կարևոր են:
Այս հոդվածում կներկայանցնեք ժամանակի կառավարման մի քանի օգտակար մեթոդներ, հավելվածներ և նորարարական գործիքներ, որոնցից կարող եք ընտրել ձեզ համար ամենահամապատասխան տարբերակը՝ ձեր ժամանակն ավելի արդյունավետ կազմակերպելու համար:
  • Սահմանեք նպատակներն ըստ առաջնահերթության
ԱՄՆ նախագահ Դ. Էյզենհաուրեի կարևորը և հրատապը գնահատելու հայտնի մեթոդն օգտագործվում է շատերի կողմից։ Այս մեթոդի համաձայն գործերը պլանավորվում են ըստ հետևյալ չափանիշների՝
  • հրատապ և կարևոր-պետք է կատարվեն առաջին հերթին
  • ոչ հրատապ և կարևոր-կարելի է պլանավորել և կատարել ավելի ուշ
  • հրատապ և ոչ կարևոր-կարելի է կատարել արագ, հետաձգել կամ վերահանձնարարել
  • ոչ հրատապ և ոչ կարևոր – կարելի է հանել առաջադրանքների ցանկից։
Այս մեթոդով աշխատող ամենաօգտակար հավելվածներից է Focus Matrix-ը (iOS), որն օգնում է բաժանել օրվա անելիքներն ըստ դրանց կարևորության և հրատապության։ MyEffectiveness (Android) Քովիի «Ամենաարդյունավետ մարդկանց յոթ սովորույթները» գրքի հիման վրա ստեղծված արդյունավետությանը նպաստող մեկ այլ հավելված է, որ հետևում է ձեր պլաններին, նպատակներին և գործողություններին` ձեր արդյունավետությունը բարելավելու համար:
  • Կազմակերպեք ձեր ժամանակը և խուսափեք միաժամանակ մի քանի գործեր կատարելուց
Պլանավորեք ձեր գործերը օրվա մեկնարկից առաջ։ Ըստ նյարդաբանագետ Էրլ Միլլերի, հիմնականում դժվար է կենտրոնանալ միաժամանակ մեկից ավելի բանի վրա, ուստի կարող եք ավելի արդյունավետ գործել, երբ կենտրոնանում եք մեկ առաջադրանքի վրա և ավարտում եք այն, նախքան մյուսը սկսելը։ Ձեր պլաններն ավելի լավ կառավարելու համար կարող եք օգտագործել Todoistը՝ այս տեսակի մեջ ամենահայտնի հավելվածներից մեկը:
  • Կենտրոնացեք և կառավարեք շեղումները
Ամեն օր մեզ շրջապատող ինֆորմացիայի հոսքից երբեմն թվում է, թե կարող ենք ինչ-որ կարևոր բան բաց թողնել մեր կյանքում: Անկախ նրանից` այդ ինֆորմացիան գալիս է էլ.փոստի, հեռախոսազանգերի, սոցիալական մեդիայի, նորությունների, թե այլ աղբյուրների տեսքով, այս բոլոր փոքր շեղումները զբաղեցնում են մեր ժամանակը և նվազեցնում մեր արտադրողականությունը։ Ուշադրությունը կենտրոնացնելու և կատարողականությունը բարձրացնելու համար  կարող եք արգելափակել ձեզ առավել շեղող կայքերը: Նման դեպքերի համար շատ հարմար է Freedom հավելվածը, լինի դա Facebook, Twitter, հաղորդագրությունների փոխանակման կամ այլ կայքեր արգելափակելու համար, որոնք վատնում են ձեր ժամանակը: Շեղումներից խուսափելու ևս մեկ պարզ եղանակ է անցանկալի էլ.նամակներից և ինֆորմացիոն տեղեկագիրների բաժանորդագրությունից հրաժարվելը (Unroll.me), այն էջերի և հաշիվների սահմանափակումը, որոնց իրականում չեք հետևում սոցիալական մեդիայում, կամ պարզապես հեռախոսին ուղարկվող push հաղորդագրությունների անջատումը, որ կարող են օգնել ձեզ խնայել ժամանակը:
Pomodoro  արդյունավետության մեթոդը նույնպես կարող է օգտակար լինել շեղումները նվազեցնելու և առաջադրանքների վրա կենտրոնանալու համար, բաժանելով աշխատանքը 25 րոպեանոց աշխատանքային բաժինների, յուրաքանչյուրից հետո 5 րոպեանոց դադարներով: Այս մեթոդն իսկապես թույլ է տալիս մնալ կենտրոնացած և կատարել ավելին քիչ ժամանակում։
  • Սկսեք ամենադժվարից
Մենք միշտ ունենում ենք օրական գործերի մի մաս, որ այնքան էլ տրամադրված չենք կատարել: Ամենադժվար գործերը հաջողությամբ կատարելու լավագույն միջոցներից մեկը դրանք օրվա սկզբին իրագործելն է` առանց դրանց մասին մտածելու համար շատ ժամանակ վատնելու, և օրվա մնացած մասն ավելի հետաքրքիր աշխատանքների վրա կենտրոնանալու համար: Բ.Թրեյսիի Eat That Frog-ը արդյունավետության սովորույթների մասին լավագույն գրքերից է:
  • Սովորեք ասել «ոչ»
Հաջողության սովորությունների մասին խոսելիս, Սթիվ Ջոբսը խորհուրդ էր տալիս կարողանալ ասել «ոչ» հազարավոր մտքերի, իսկապես կարևոր գործերի վրա կենտրոնանալու համար: Ասելով «ոչ» այն բաներին, որոնք զբաղեցնում են մեր ժամանակը, սակայն մեծ արժեք չեն ներկայացնում, ժամանակի կառավարման շատ կարևոր հմտություն է։ Միգուցե միշտ չէ, որ մեզ հարմարավետ ենք զգում «ոչ» ասելով`այլ մարդկանց սպասումներին համապատասխանելու համար, բայց անընդհատ բոլորին ասելով «այո», մենք կարող ենք հեռանալ մեր առաջնահերթություններից և ժամանակ չունենալ իրոք կարևոր գործերի համար: Սա չի նշանակում, որ մենք փախչում ենք մեր պարտականություններից, այլ փոխարենը խնայում ենք ժամանակ ՝ գործերը ճիշտ և ժամանակին կառավարելու համար:
  • Օրը սկսեք վաղ
Հաջողակ մարդկանց ամենաընդհանուր հատկանիշներից մեկն այն է, որ նրանք սկսում են իրենց օրը վաղ՝ այն ամբողջությամբ օգտագործելու համար: Վաղ արթնանալը կարող է նպաստել ձեր արդյունավետությանը ողջ օրվա ընթացքում՝ առավելություն տալով ձեր ժամանակը կառավարել առավել արդյունավետ: Sleep Cycle-ը օգտակար ծրագիր է, որը, հետևելով ձեր քնի ռեժիմին, կարող է օգնել արթնանալ ամենաբարենպաստ ժամանակ և ավելի հանգիստ արթնացնող զանգով:
  • Ժամանակը խնայող այլ գործիքներ
Ամենօրյա գործերը ավտոմատացնող ու ժամանակը խնայող գործիքների օգտագործումը կարող է էապես հեշտացնել կյանքը։ Կարող եք օգտագործել EarlyOne` նախապես հերթագրվելու և մի շարք կազմակերպություններում առանց սպասելու սպասարկվելու համար, արագ և հեշտ վճարումների համար հարմար են առցանց վճարման համակարգերը՝ IdramMobiDram կամ մոբայլ բանկինգի հավելվածները։ Սնունդը և մթերային գնումները պլանավորելու համար կօգնեն Mealtime կամ OurGroceries հավելվածները։ Իսկ նրանց համար, ովքեր սիրում են պահել իրենց բոլոր գրառումները, մտքերը և հիշեցումները մեկ վայրում, Evernote-ը ամենահարմար հավելվածներից է:
Ժամանակի կառավարման այս գործնական մեթոդները կարող են կիրառվել առօրյայում` օգնելու առավելագույնս արդյունավետ օգտագործել ձեր ժամանակը:
Go to Top